INTRODUCCIÓN

Con el fin de dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012, la cual fue reglamentada por el decreto 1377 de 2013, a continuación damos a conocer los aspectos relevantes con relación a la recolección, uso y transferencia  de datos personales
que VISAS COLOMBIA (En adelante “Visas Colombia” realiza, en virtud de la autorización otorgada por sus empleados, personal externo, clientes, proveedores, tanto activos como inactivos, cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de Visas Colombia.

En esta política de tratamiento de datos personales (En adelante la “Política”) encontrarán los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales Visas Colombia realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

Los datos proporcionados serán usados en la ejecución de las actividades de Visas Colombia y de sus obligaciones, para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.

 

1-     IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

NOMBRE: VISAS COLOMBIA, presta servicios de asesoría y gestión de trámites migratorios ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia y Migración Colombia, a extranjeros que deseen domiciliarse en el país. Asimismo, brinda asesorías legales a través de profesionales certificados en áreas migratorias, de negocios, familiares etc.

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: Visas Colombia tiene su domicilio principal en la dirección Calle 64A 21-10 oficina 101 en la ciudad de Manizales en el Departamento de Caldas.

 

CORREO ELECTRÓNICO: servicioalcliente@visascolombia.com

TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: 3122591925

2-     MARCO LEGAL:

  • Constitución Política de Colombia.
  • Ley 1266 de 2008.
  • Ley 1581 de 2012.
  • Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

 

3-     ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política es aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de Visas Colombia y cuyo titular sea una persona natural (empleados, administrativos, clientes,
supervisores, proveedores, externos).

4-     DEFINICIONES

 AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Las “base de datos” tendrán tal condición sin importar el medio en el cual se encuentren contenidas que podrá ser físico,electrónico, manual, automatizado, herramientas informáticas, etc.

DATO PERSONAL: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos
relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la
República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de un único responsable.

5-     PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de dos mil doce (2012) por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, Visas Colombia se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos; las Áreas, Unidades, Centros, etc. deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓNRESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por Visas Colombia, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Para asegurar el cumplimiento de este principio, el Área de Servicio al Cliente de Visas Colombia implementará los desarrollos pertinentes.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Visas Colombia está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

 

6-     POLÍTICAS DE PRIVACIDAD 

Los datos personales que sean suministrados a Visas Colombia, serán utilizados sólo para los propósitos
aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar
los mismos fuera de Visas Colombia, salvo que:

  • El usuario autorice expresamente a hacerlo.
  • Sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios
    que les hemos encomendado.
  • Para poder proporcionarle nuestros servicios.
  • Tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración.
  • Cuando sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de Visas Colombia, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

Visas Colombia, podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros, al momento de la suministración de la información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

De igual forma Visas Colombia podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras entidades nacionales o en el extranjero por razones legales, de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones otorgadas. Visas Colombia ha adoptado las medidas del caso para que sea implementado por ellas y de
acuerdo a las leyes aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.

En virtud del tratamiento de los datos personales, Visas Colombia podrá compartir la información con:

  • Personas jurídicas o naturales que ostenten la calidad de proveedores o externos si aplica.
  • Contratistas y/o terceros relacionados directa o indirectamente conVisas Colombia, para adelantar gestiones de consultoría, cobranza, recaudo, o cualquier otra actividad relacionada con las realizadas por la entidad.

 

7-     DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

De conformidad con el artículo 6 de la Ley 1266 de 2008 y, el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

  1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  1. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  1. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso
    que le ha dado a sus datos personales.
  1. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las
    demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  1. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios,
    derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas
    contrarias a esta ley y a la Constitución.
  1. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. g)Podrán acudir ante la autoridad de vigilancia para presentar quejas contra las fuentes, operadores o usuarios por
    violación de las normas sobre administración de la información financiera y
  1. h)Así mismo, pueden acudir ante la autoridad de vigilancia para pretender que se ordene a un operador o fuente la
    corrección o actualización de sus datos personales, cuando ello sea procedente conforme lo establecido en la presente ley.
  1. i) Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cualVisas Colombia garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

8-     DEBERES DE VISAS COLOMBIA

 En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de Visas Colombia los siguientes:

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  1. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  1. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten como titular en
    virtud de la autorización otorgada.
  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  1. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.
  1. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan
    riesgos en la administración de la información de los titulares.
  1. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre todo lo concerniente con el habeas data.
  1. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  1. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  1. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  1. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  1. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
  1. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de
    2012.

9-    EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 

La autorización del titular de la información no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden
    judicial.
  1. Datos de naturaleza pública.
  1. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  1. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  1. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

10- LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

  1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a
    disposición Visas Colombia.
  1. Por los causahabientes del titular (en los casos que este falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad.
  1. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente.
  1. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos legalmente.

11- USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

 

Visas Colombia reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su
privacidad, teniendo en todo caso en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con Visas Colombia.

En virtud de la relación que se establezca entre el titular y Visas Colombia, esta recolecta, almacena, usa y
transfiere datos personales, a otras entidades dentro y fuera de Colombia. Sus datos personales e información son utilizados en términos generales para:

  • Ejecución del contrato suscrito conVisas Colombia, en caso de empleados internos
    y personas externas.
  • Para el cobro del pago de obligaciones contractuales.
  • Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
  • Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
  • Registro de la información de los Empleados en la base de datos deVisas Colombia.
  • Registro de la información de los Proveedores en la base de datos deVisas Colombia.
  • Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde aVisas Colombia.
  • Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
  • Reportar a los bancos de datos, directamente o por intermedio de las autoridades, datos tratados o sin tratar.
  • Almacenar los datos de los empleados, proveedores, clientes, externos.
  • Para el cobro del pago de obligaciones contractuales.
  • Envío, recepción de mensajes de texto, correos electrónicos y/o otros con fines comunicativos o trámites de importancia legal.
  • Registro de la información deVisas Colombia.
  • Evaluar la calidad de nuestros servicios y/o grado de satisfacción.
  • Registro de la información de los Empleados en la base de datos deVisas Colombia.
  • Registro de la información de los Proveedores en la base de datos deVisas Colombia.
  • Contacto con clientes, empleados y/o proveedores para el envío de información correspondiente y/o relacionada con el vínculo contractual y/u obligacional que tenga lugar entre estos yVisas Colombia.
  • Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde aVisas Colombia.
  • Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
  • Para proporcionar un efectivo servicio.
  • Revisión y validación de documentación requerida para la realización de todo tipo de estudios.
  • Consulta en cualquier tiempo en bancos de datos toda la información relevante para la vinculación de los empleados y clientes, conceder servicios prestados porVisas Colombia, así como para verificar el cumplimiento de sus deberes.
  • Reportar a los bancos de datos, directamente o por intermedio de las autoridades, los datos tratados o sin tratar, y la información financiera pertinente.

A su vez, la información personal de los clientes, proveedores, trabajadores y personal externo serán utilizados para los siguientes fines:

11.1- USO Y FINALIDAD DE LOS DATOS DE LOS CLIENTES:

 

Los Datos Personales tratados por Visas Colombia deberán someterse estricta y únicamente a las finalidades que se
señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

  1. a)Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros contables de Visas Colombia.
  2. b)Para la garantía respectiva de los
  3. c)Para la actualización de datos del
  4. d)Autorizaciones para los servicios que ofrece Visas Colombia.
  5. e)Dar respuesta a requerimientos de entes de control.
  6. f)Almacenar los datos como cliente de Visas Colombia.
  7. g)Brindar información sobre el sistema de
  8. h)Informar vía correo electrónico, mensajes de texto o por cualquier otro medio de comunicación sobre el estado, los derechos y deberes que tiene como cliente.
  9. i)Para la evaluación de la calidad de La cual podrá efectuarse por cualquiera de los medios de contacto informado por el usuario.
  10. j)Para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de Visas Colombia.

 

11.2- USO Y FINALIDAD DE LOS DATOS DE LOS TRABAJADORES, PROVEEDORES Y PERSONAL
EXTERNO

 

  1. a)Llevar a cabo el inicio de la relación contractual o el vínculo con Visas Colombia.
  2. b)Solicitar referencias personales  y/o laborales, contando en todo caso con la autorización del titular.
  3. c)Iniciar procesos disciplinarios para los trabajadores vinculados directamente con Visas Colombia.
  4. d)Expedir certificados laborales por solicitud expresa del titular.
  5. e)Transferir los datos personales a terceros países debido cuando así se requiera.
  6. f)Brindar referencias a empresas, organizaciones bancarias etc, contando con la autorización del titular.
  7. g)Actualización de datos de proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas.
  8. h)Autorizaciones para el acceso a los servicios que ofrece Visas Colombia.
  9. i)Dar respuesta a requerimientos de entes de control.
  10. j)Para el envío de información a través de correo electrónico, mensajes de texto, o de cualquier otro medio de
    comunicación sobre el estado, derechos y deberes de los colaboradores,
    proveedores, prestadores de servicios, personas naturales o jurídicas.
  11. k)Evaluación de la calidad de los servicios
    ofrecidos por Visas Colombia, la cual podrá efectuarse por cualquiera de
    los medios de contacto informados por el titular.
  12. l)Evaluación de los indicadores de calidad
    de los servicios prestados a Visas Colombia.
  13. m)Para cualquier otra finalidad que se derive
    de la naturaleza jurídica de Visas Colombia.

12- CLASIFICACIÓN
DE LOS DATOS PESONALES

 

Visas
Colombia con el ánimo
de facilitar la identificación de la información que es recolectada dentro de
sus actividades, procede a clasificar los datos personales de la siguiente
manera:

12.1-
DATOS INDISPENSABLES:
se entienden como aquellos datos personales de los titulares, imprescindibles
para llevar a cabo la actividad comercial. Los datos de naturaleza
indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los
legitimados para el ejercicio de estos derechos.

Visas Colombia asume que la voluntad del titular de no
suministrar información de naturaleza indispensable responde a su desistimiento
en relación con la continuidad de la relación que tenga con Visas Colombia.

Para efectos de la presente política se
entenderán como DATOS PERSONALES INDISPENSABLES para la prestación del
servicio  los siguientes:

Para
el CLIENTE: 

Los datos personales del cliente que se
requieren para la prestación de los servicios que contrata. Se identifican a título enunciativo a
continuación:

  • Nombres,
    apellidos, documento de identidad, dirección de residencia, correo electrónico,
    nacionalidad.
  • Los
    datos personales contenidos en las grabaciones de las cámaras de seguridad.
  • Los
    datos personales contenidos en las fotografías tomadas a los clientes para la
    adopción de medidas de seguridad y de identificación deVisas Colombia.
  • Los
    datos que se requieran para los trámites migratorios.

Para
el TRABAJADOR, PROVEEDOR Y/O
CONTRATISTA:

Los datos personales sobre el trabajador
y/o contratista que Visas Colombia debe recolectar por orden legal y en
virtud de su condición de empleador y/o contratante de determinados servicios.
A título enunciativo:

  • Nombres,
    apellidos, documento de identidad, dirección de residencia, correo electrónico,
    afiliación a salud, afiliación a pensiones, experiencia laboral, etc.
  • Hoja
    de vida y soportes correspondientes.
  • Datos
    personales que se generen en razón de la ejecución de los contratos laborales o
    de prestación de servicios.
  • Resultados
    de pruebas de aptitud y salud ocupacional.

12.2-DATOS
SENSIBLES: se entiende
por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación.

Para el caso de datos sensibles será
potestad del titular otorgar la autorización explícita para el tratamiento de
dicha información. En los eventos de recepción de datos sensibles, Visas
Colombia será rigurosa en mantener la seguridad y la confidencialidad de
los mismos.

De conformidad con la excepción
contenida en el literal “e” del artículo 6 de la ley 1581 de dos mil doce
(2012), Visas Colombia podrá darle tratamiento a datos personales
sensibles para una finalidad histórica, estadística o científica siempre y
cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los
titulares.

12.3-
DATOS OPCIONALES: son
aquellos datos que Visas Colombia requiere para ofrecer servicios
adicionales.

12.4-
DATOS PÚBLICOS: son los
datos que no son semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a
su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por
su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en
registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y
sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

12.5-
DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: el tratamiento de datos personales de
niños, niñas y adolescentes está prohibido excepto cuando se trate de datos de
naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros
y/o requisitos:

  1. a)Que respondan y respeten el interés
    superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. b)Que se asegure el respeto de sus
    derechos fundamentales.
  3. c)Que se cuente con la autorización por
    parte del padre o acudiente del niño, niña o adolescente.

De
igual forma se entenderá que los niños, niñas y adolescentes son titulares de
sus datos personales, y al ser sus derechos de especial protección
constitucional y legal, Visas Colombia debe garantizar la seguridad de
la información personal de cada menor que llegue a su conocimiento por razón de
su actividad.

13- PERSONAS
A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

 

La información que reúna las condiciones
establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

  1. A los titulares, sus causahabientes
    (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
  1. A las entidades públicas o
    administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  1. A los terceros autorizados por el
    titular o por la ley.

14- PERSONAS
O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES,

CONSULTAS Y RECLAMOS

VISAS COLOMBIA
ha designado como
responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de Visas
Colombia al área de Servicio al Cliente, quien estará disponible para la
atención de peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para
realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos
personales.

Asimismo, el área de Servicio al Cliente
absolverá cualquier duda o inquietud que cualquiera de nuestros trabajadores
tenga, a través del correo electrónico que se relaciona en el encabezado de
este documento.

15- PROCEDIMIENTO
PARA LA SOLICITUD DE DATOS PERSONALES

 

Visas Colombia informará previamente a los titulares
los datos personales que se requieren y el motivo por el cual se solicita la
información, entendiendo que dicha finalidad estará siempre relacionada con las
actividades que se derivan de ella.

 

Visas Colombia podrá solicitar al titular su
autorización para el uso de sus datos indispensables para la remisión de
información opcional correspondiente a servicios adicionales.

En lo correspondiente al modo de obtener
la autorización, Visas Colombia recolectará la información
correspondiente a datos personales de manera escrita a través de los formatos y
textos que se establezcan para el efecto.

En los documentos, formatos y/o textos
que Visas Colombia establezca para el efecto se incluirá siempre:

  1. La mención de la presente política de
    tratamiento y su ubicación en la página web.
  1. Datos de contacto del responsable del
    tratamiento.
  1. Espacio para la firma del titular y, en
    caso dado, del representante legal, y/o cualquier otro legitimado para el
    ejercicio de los derechos.

16-  SOLICITUD DE LOS DATOS PERSONALES

16-1.
SOLICITUD DE DATOS PERSONALES PARA MENORES DE EDAD:

 

Las autorizaciones de solicitud de datos
personales de menores de edad serán otorgadas de manera conjunta por los padres
(representantes legales, curadores etc.) y de ser posible con los
correspondientes titulares. La firma de los padres constituirá la autorización
legal y la suscripción por parte del menor de edad representará su
consentimiento sobre la autorización otorgada por los padres.

PARÁGRAFO:
Será tenida en cuenta
la suscripción de la autorización por parte del menor, en tanto que él deberá
ser escuchado y valorado en su opinión teniendo en cuenta la madurez, autonomía
y capacidad para entender el asunto.

16.2
– SOLICITUD DE DATOS PERSONALES PARA LOS CLIENTES:

 

Las autorizaciones de solicitud de datos
personales de los clientes serán otorgadas una vez estos adquieran los
servicios que Visas Colombia presta, los formatos contendrán la
información sobre la cual el cliente se podrá basar y podrá tener conocimiento
del uso y finalidad que se le dará a sus datos personales una vez hagan parte
de las bases de datos de Visas Colombia.

De igual forma, el titular podrá ejercer
ante Visas Colombia los derechos de modificación, supresión, revocación
o corrección.

16.3-
SOLICITUD DE DATOS PERSONALES PARA
TRABAJADORES Y/O CONTRATISTAS:

 

Visas Colombia implementará en los contratos laborales
y/o de prestación de servicios un texto, formato y/o autorización con el fin de
autorizar de manera previa y expresa el tratamiento de datos personales
relacionados con la ejecución del contrato correspondiente, lo que incluirá la
autorización de recolectar, modificar o corregir, datos personales del titular.

 

El texto, formato y/o autorización
también incluirá la autorización de que algunos de los datos, puedan ser
entregados a terceros con los cuales Visas Colombia tenga tareas
tercerizadas las cuales en todo caso se limitarán en el uso que estos terceros
le puedan dar a los datos.

17-  CONTRATOS DE TRABAJO Y DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS

17.1-      CONTRATOS
LABORALES

 

En
estos contratos se incluirá una cláusula en la que se detallará puntualmente la
existencia de la presente política, se solicitará la autorización informando la
finalidad del almacenamiento y manejo de sus datos personales y la protección
que se le dará a los mismos.

En
caso de que el trabajador aparte de sus obligaciones laborales generales, tenga
que ejercer como encargado del manejo y almacenamiento de los datos del
personal de Visas Colombia, el empleador especificará en el contrato de
trabajo cuáles serán los deberes que tendrá que cumplir de acuerdo con esta
función.

Asimismo, se incluirá una cláusula en el
contrato en la cual se especificará la necesidad de que los datos sean
suministrados a terceros con los que Visas Colombia tenga contratos de
prestación de servicios, como para el caso del personal externo (abogados,
consultores etc.)

De igual manera, los datos personales de
los trabajadores podrán ser transferidos a terceros en caso de que el empleado
solicite una certificación laboral o se requieran referencias laborales,
eventos en los cuales se entenderá que la persona ha otorgado la autorización
con la solo suscripción del contrato de trabajo o con un documento donde se
relacione este precepto.

17.2-      CONTRATOS
DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

 

De
acuerdo a la actividad que desarrolla Visas Colombia, esta se ve
obligada a contratar con terceras personas que no son vinculadas directamente
con la entidad, es decir, abogados, consultores, proveedores y demás asesores
externos; por esta razón, los datos personales de los trabajadores internos,
proveedores y contratistas les son suministrados a estos terceros con el único
fin de realizar las tareas complementarias a Visas Colombia.

Cabe
resaltar que previo a la entrega de estos datos, el titular recibirá la
información adecuada y deberá firmar la autorización asintiendo su conformidad
con lo estipulado en el formato que se le entregará.

En
los contratos que se suscriban con estos externos, se incluirán cláusulas en
las que se determinarán: I) la
autorización de recolección de sus datos y la protección de los mismos, II)  la finalidad y tratamiento que se les dará a
lo datos, III) en caso de que
conozcan de los datos personales de los trabajadores, clientes o proveedores,
se incluirán las responsabilidades y los deberes que tendrán que cumplir al
tener estos bajo su conocimiento, IV) la
prohibición de entregar los datos personales suministrados por Visas
Colombia a otros terceros cuando el titular no lo haya autorizado.

 

PARÁGRAFO:
Para ambos contratos se
establecerá un acuerdo de confidencialidad sobre la protección de datos
personales, en el cual se estipularán las cláusulas pertinentes al tratamiento
de los datos y a su vez las obligaciones que surgirán del acuerdo suscrito.

18- PROCEDIMIENTO
DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN DE DATOS

PERSONALES

 

Visas Colombia tiene las medidas técnicas y
administrativas adecuadas y suficientes que permiten el cuidado y conservación
de los datos personales de los titulares, evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

De igual forma, se conservará la
autorización otorgada por los titulares de los datos personales para el
tratamiento de los mismos.

Visas Colombia adoptará todos los mecanismos para
guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de usar la
información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el
titular.

19- PROCEDIMIENTO
PARA EL USO Y CIRCULACIÓN DE INFORMACIÓN

 

TRANSFERENCIA DE DATOS
PERSONALES:

Para el evento en los cuales terceros
ajenos a Visas Colombia requieran validar, rectificar o confirmar
información correspondiente a los datos personales de los titulares contenidas
en las bases de datos de Visas Colombia, no se requerirá para el
suministro de la información la autorización previa y expresa del titular para
que opere la transferencia, pues esta facultad será autorizada por el titular
de la información al momento de la recolección de los datos personales.
Igualmente Visas Colombia, implementará las medidas necesarias, para
certificar la seguridad de la transferencia de los datos y de los terceros que
tendrán acceso a estos.

Visas Colombia se abstendrá de usar la información
proporcionada por los titulares para fines de comercialización diferente a sus
programas y servicios específicos.

TRANSMISIÓN DE DATOS
PERSONALES:

 

Visas Colombia en consideración a la naturaleza de sus
actividades con otras entidades de carácter internacional, entidades
gubernamentales internacionales, y agencias de cooperación internacional, etc.
y exclusivamente dentro de las finalidades mencionadas para la recolección de
la información, podrá transmitir información correspondiente a los datos
personales de los titulares en razón de dar estricto cumplimiento a sus fines legales.
Para lo anterior, en el formato, texto y/o documento correspondiente se
incluirá la autorización expresa y previa del titular.

20- ALMACENAMIENTO
Y TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

Visas
Colombia podrá extender
los datos personales a terceros países cuando sea necesario para llevar a cabo
el servicio contratado, no obstante se limitarán los datos, razón por la cual
estos tendrán fines específicos y estarán determinados de acuerdo con las
actividades que Visas Colombia realice.

21- PROCEDIMIENTO
PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS.

 

Los titulares, podrán solicitar a Visas
Colombia la consulta de sus datos personales. Esta solicitud deberá ser
realizada por escrito dirigido al área de Servicio al Cliente servicioalcliente@visascolombia.com, precisando el tipo de dato que se
desea consultar, nombre, apellido, cédula de ciudadanía, teléfono y correo
electrónico al que se remitirá la información correspondiente.

El área de Servicio al Cliente servicioalcliente@visascolombia.com, remitirá al titular la información
consultada, la cual estará integrada por el listado de toda la información que
esté vinculada con la identificación del titular en la base de datos. La
consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles,
contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la misma. Cuando no
fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La
consulta se atenderá por escrito y no generará costo para el titular.

22- PROCEDIMIENTO
PARA LA SUPRESIÓN, CORRECCIÓN O ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN

Los titulares podrán en todo momento
solicitar a Visas Colombia la supresión, corrección o actualización de
sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento
de los mismos, mediante la presentación de un reclamo de la siguiente manera:

  1. El reclamo se formulará mediante
    comunicación dirigida al área de Servicio al Cliente servicioalcliente@visascolombia.com con la identificación del titular, la
    descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección y
    acompañado de los documentos que soporten la solicitud de ser aplicable.
  1. Si el reclamo resultare incompleto, el
    área de Servicio al Cliente servicioalcliente@visascolombia.com, requerirá al titular dentro de los
    cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud para que
    subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
    requerimiento, sin que el titular presente la información requerida, se
    entenderá que ha desistido del reclamo.
  1. Una vez recibido el reclamo completo, se
    incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el
    motivo del mismo, actividad que deberá realizarse en un término no superior a
    dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
    decidido.
  1. El término máximo para atender el
    reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a
    la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
    dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha
    en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho
    (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PARÁGRAFO
PRIMERO: Visas Colombia asume que la voluntad del titular de
suprimir la información de naturaleza indispensable responde a su desistimiento
con la continuidad de la relación que tenga con Visas Colombia.

PARÁGRAFO
SEGUNDO: Cuando se
trate de un menor de edad quien solicite la información, actualización,
modificación o supresión de alguno o todos sus datos, deberá hacerlo a través
de sus padres y/o curadores.

 

Entiéndase como datos indispensables,
aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para la prestación
del servicio. Estos datos de naturaleza indispensable deberán ser
proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el
ejercicio de estos derechos.

23- MANEJO
DE DATOS ENTRE PERSONAL INTERNO DE VISAS
COLOMBIA.

Por las diferentes actividades que se
llevan a cabo dentro de Visas Colombia, es necesario que algunos
administrativos, proveedores y demás empleados tengan acceso a los datos
personales del personal y clientes de la entidad, por lo tanto,  estos
firmarán un acuerdo en el que tendrán la obligación de dar un uso adecuado a la
información que llegue a su conocimiento y la prohibición que les asiste de
manipular, transferir o transmitir estos datos sin la debida autorización.

24- INFORMACIÓN Y CAPACITACIÓN A EMPLEADOS Y PROVEEDORES

 

Para dar cumplimiento a lo consagrado en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 y sus
demás disposiciones, Visas Colombia brindará capacitaciones a los
empleados y proveedores sobre la importancia de la recolección de los datos
personales de cada uno y la protección que se les dará a los mismos.

 

25- TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

De conformidad con los principios
rectores y las medidas tecnológicas y administrativas que se incorporen por
Visas Colombia, se mantendrán y conservarán de manera indefinida los datos
personales a los que se refiere la presente política.

26- MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

 

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o
periódicamente en nuestra página web                           www.visascolombia.com en la que se le avisará del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

27- FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES

 

La presente política rige a partir de su
publicación, y se encontrará vigente hasta tanto no se realice modificación
alguna de la misma.

28- ANEXOS
:

La
presente política se acompaña de los siguientes anexos complementarios:

  1. a)Autorización informada del Tratamiento
    de Datos Personales del Titular.

VISAS COLOMBIA